การเขียนจดหมาย

การเขียนจดหมาย

          การเขียนจดหมายเป็นวิธีสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรแทนการพูด  ถึงแม้ในปัจจุบันเทคโนโลยีสื่อสารมีให้เลือกสื่อสารได้หลายช่องทาง  แต่จดหมายก็ยังมีความจำเป็นอยู่มาก
          ประเภทของจดหมาย   แบ่งออกเป็น 4 ประเภท  ดังนี้
          1.  จดหมายส่วนตัว  เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อระหว่างบุคคลที่คุ้นเคยกัน  อาจเป็นญาติสนิท  ครู  อาจารย์  เพื่อไต่ถามทุกข์สุขส่วนตัว  เล่าเรื่องราวที่พบเห็นมา  แสดงความเสียใจ  แสดงความยินดี  หรือขอบคุณ  หรือแจ้งกิจธุระบางอย่างที่มีความเกี่ยวข้องกันระหว่างผู้ส่งกับผู้รับ
          2.  จดหมายธุรกิจ  เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกันระหว่างบริษัท  ห้างร้าน  และองค์กรต่าง ๆ เพื่อติดต่อกันในเรื่องเก่ยวกับธุรกิจ  พาณิชยกรรม  และการเงิน
          3.  จดหมายกิจธุระ  เป็นจดหมายที่บุคคลเขียนติดต่อกับบุคคลอื่น  หรือระหว่างบุคคลกับบริษัท  ห้างร้าน  องค์กร  เพื่อแจ้งธุระต่าง ๆ เช่น  นัดหมาย  ขอสมัครงาน  ขอทราบผลการสอบบรรจุพนักงาน  ขอความช่วยเหลือ  และขอคำแนะนำเพื่อประโยชน์ในด้านการงานต่าง ๆ
          4.  จดหมายราชการหรือที่เรียกว่าหนังสือราชการ  เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกันระหว่างส่วนราชการต่าง ๆ หรือบุคคลเขียนไปถึงส่วนราชการ  หรือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการด้วยกันเอง  ตลอดจนส่วนราชการนั้นเขียนจดหมายไปถึงตัวบุคคล  การเขียนจดหมายราชการต้องคำนึงถึงแบบของหนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณด้วย  ข้อความในหนังสือดังกล่าวถือว่าเป็นหลักฐานทางราชการ  มีสภาพผูกมัดถาวร  ดังนั้นจึงควรเขียนให้กระจ่างและชัดเจน

          1.  จดหมายส่วนตัว  เป็นแบบจดหมายที่คนทั่วไปใช้กันมาก  ซึ่งอาจจะเขียนถึงเพื่อน  ญาติผู้ใหญ่  หรือบุคคลที่สนิทคุ้ยเคยกันดี
          2.  จดหมายกิจธุระ  เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกับบุคคลหรือองค์กรต่าง ๆ เช่น  ห้างร้าน  บริษัท  สมาคม  เพื่อติดต่อกิจธุระต่าง ๆ  เช่น  เขียนจดหมายขอลาหยุดเรียนเมื่อเจ็บป่วยหรือมีกิจธุระจำเป็น  หรือเชิญวิทยากรมาบรรยายขอเข้าชมกิจการของสถานประกอบการต่าง ๆ เป็นต้น  การเขียนจดหมายกิจธุระมีแบบของการเขียนตามแบบของหนังสือราชการ

          3.  จดหมายธุรกิจ  แบ่งตามลักษณะด้านการติดต่อทางธุรกิจเป็น 2 ประเภท  คือ
                    1.  จดหมายเกี่ยวกับธุรกิจโดยตรง  ได้แก่  จดหมายขายสินค้าและบริการ  จดหมายสอบถามและตอบแบบสอบถาม  จดหมายขอเปิดเครดิตและจดหมายตอบรับการขอเปิดเครดิต
                    2.  จดหมายที่เกี่ยวกับการซื้อขายโดยตรง  ได้แก่  จดหมายสมัครงาน  จดหมายขอบคุณ  จดหมายแสดงความยินดี

          4.  จดหมายราชการ  หรือเรียกว่า  หนังสือราชการ  เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกันระหว่างส่วนราชการต่าง ๆ หรือบุคคลต่าง ๆ เขียนไปถึงส่วนราชการ  หรือส่วนราชการมีไปถึงตัวบุคคล  การเขียนจดหมายราชการต้องคำนึงถึงแบบของหนังสือราชการตามระเบียบของงานสารบรรณ  ข้อความในหนังสือดังกล่าวถือเป็นหลักฐานทางราชการ  หนังสือราชการมี 2 ประเภท  คือ
                    1.  หนังสือภายนอก  ได้แก่  จดหมาย  หรือหนังสือที่ทำขึ้นตามแบบวิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑอยู่กลางกระดาษส่วนบน  ใช้เป็นหนังสือติดต่อระหว่างราชการ  หรือส่วนราชการต่อหน่วยงานอื่น ๆ และบุคคลภายนอก
                    2.  หนังสือภายใน  ได้แก่  จดหมาย  หรือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก  เป็นหนังสือที่มีการติดต่อระหว่างส่วนราชการในหน่วยงานเดียวกัน  ตามปกติใช้กระดาษบันทึกข้อความหรือใช้กระดาษตราครุฑ
                    หนังสือราชการทั่วไปแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ  การเลือกใช้ลักษณะใดลักษณะหนึ่งนั้น  ผู้ออกหนังสือจะเป็นผู้พิจารณา  ได้แก่
                    ข้อความลับ  การกำหนดขั้นความลับ  หมายถึง  กำหนดความสำคัญของเอกสารหรือข่าวสารว่า  เรื่องใดมีความสำคัญมากน้อยเพียงใด  และควรมีความลับขั้นไหน  เพื่อให้ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องได้ระมัดระวังให้เหมาะสมกับคำหรือความสำคัญ  ขั้นความลับแบ่งออกเป็น 4 ขั้น  คือ  ลับที่สุด,  ลับมาก,  ลับ  และปกปิด  (การดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารลับไม่ว่าระดับชั้นใดก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน  จะแตกต่างเพียงแค่ระดับผลของความเสียหายที่เกิดจากการรั่วไหลของระดับชั้นที่มีความแตกต่างกันเท่านั้นเอง)
                   ขั้นความเร็ว  เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการด้วยความเร็วเป็นพิเศษ  แบ่งเป็น 3 ประเภท  คือ 
                              ด่วนที่สุด                    ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
                              ด่วนมาก                     ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
                              ด่วน                          ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ  เท่าที่จะทำได้